I Consigli per i meeting online

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Premessa: nessun gatto è stato costretto a fare smart working, ho scelto i gatti solo perché “fa figo”! 

Il 2020 è stato un anno frenetico e l’approccio al lavoro è cambiato, dando spazio allo smart working. Chi di voi non ha fatto neanche una call quest’anno? Se rispondete nessuno non ci credo! Tra le call con la famiglia, i congiunti, il capo o i colleghi di lavoro, i clienti, la scuola, una semplice videocall tra amici e chi più ne ha più ne metta. Chiunque, quest’anno, ha fatto almeno una call! Io personalmente ho una categoria del mio ical dedicata alle video-riunioni (da tenere per sempre come ricordo). 

Ora vi faccio un’altra domanda: quante ne avete viste in queste call? Io tantissime e ve ne elenco solo qualcuna: camicia sulla tuta o pigiama direttamente, ciabatte e capelli sfatti, gente che passa mentre la gente parla, bambini che urlano o ti salutano pensando di essere in tv, linea che cade, microfono che non funziona, gente che non capisce di essere online e urla contro il pc…E queste sono solo alcune delle riunioni che ricorderò del 2020. Tante call, ma anche altrettante situazioni bizzarre di italiani che, purtroppo, non sono abituati allo smart working. Lo smart working è stata una valanga, un metodo arrivato per forza di cose a cui non eravamo preparati e che ha costretto a cambiare, da un giorno all’altro, il nostro approccio al lavoro. 

È per questo che in queste vacanze di Natale, tra un biscotto delle Feste e una fettona di panettone, ho deciso di darvi dei consigli su come affrontare una videoconferenza, giusto per non trovarvi impreparati nel 2021!! 

Vestiti adeguatamente

Devi apparire professionale e presentabile. Pensa a cosa indosseresti se si trattasse di una riunione nel tuo ufficio. Pensa al fatto che i tuoi colleghi non vedranno cosa stai indossando dalla vita in giù. Puoi rimanere in ciabatte e indossare pantaloni comodi, se preferisci.

Controlla se gli strumenti funzionano

La tua applicazione per videoconferenze funziona correttamente? Predisponi l’accesso a internet tramite rete mobile nel caso in cui la connessione di casa rallenti. Il sistema audio funziona? È importante sentire chiaramente i tuoi colleghi mentre parlano, ma anche fare in modo che loro sentano te.

Definisci un ordine del giorno

Condividi l’obiettivo, gli argomenti previsti della riunione almeno un giorno prima. In questo modo, i tuoi colleghi avranno modo di prepararsi e di formulare le domande giuste nel caso in cui vi siano aspetti a loro poco chiari.

Rispetta i tempi previsti

Tieni in considerazione gli impegni di ognuno. Stabilire un ordine del giorno aiuta facilmente a realizzare questo obiettivo.

Presta attenzione

Sii presente durante la riunione. Evita di visitare altri siti internet o di parlare con altri colleghi nel corso della riunione. Resta seduto e presta la massima attenzione al programma e ai colleghi che stanno moderando la riunione.

Disattiva il microfono quando non devi parlare

Qualsiasi rumore di sottofondo indesiderato può pregiudicare la buona riuscita della videoconferenza. Attiva il microfono solo quando hai qualcosa da dire e qui vale la stessa regola del “non parlare sopra una persona che sta già parlando”. 

Comunica il tuo arrivo 

Se fai tardi a una riunione, fatti riconoscere dai tuoi colleghi. Lo faresti, dopotutto, se stessi entrando in una sala riunioni vera e propria. Questo accorgimento è importante anche nel momento in cui partecipi a una riunione di un altro team e nessuno ti conosce.

Gestisci la confusione

Trova una zona tranquilla della casa dove poter partecipare alla riunione. Abbassa il volume della TV o dello stereo in modo da riuscire a concentrarti. Chiudi la porta per evitare di sentire, in sottofondo, l’arrivo di ospiti indesiderati. Sebbene non rappresenti un grande disagio, potrebbe distrarre i tuoi colleghi. Inoltre, se l’applicazione per videoconferenze che utilizzi lo consente, sfrutta gli sfondi virtuali per trasformare all’istante uno spazio disordinato in uno spazio professionale.

Fai un riepilogo della riunione

Scrivere un elenco di appunti e un piano d’azione ordinato è il modo migliore per riassumere una riunione produttiva.

Prenditi il tuo tempo

Passare da riunioni faccia a faccia a videoconferenze può rappresentare un grande cambiamento per l’intera squadra. Un ambiente incoraggiante è la chiave per aiutare tutti ad abituarsi al nuovo modo di lavorare.

Non vi siete rivisti in una di queste regolette? 

Allora dovete applicarla! All’estero lo smart working è praticato già da molti anni, e loro sanno come ci si comporta in questi casi. Anche se non si è davanti ad una scrivania, si sta lavorando! Non mi resta che augurarvi Buone Feste, virtuali e, se volete anche in video-call in ciabatte! 

#staytuna Noisers! 

Alessio Perrone

Alessio Perrone

CO-Founder n°0 di Noisers.net, cresciuto a Goleador e Star Wars, mi sono sempre chiesto quale fosse il mio destino tra lato chiaro o scuro della forza. Oggi, tra caffè e musica nelle orecchie, viaggio spesso per lavoro in Italia e all’estero. Nativo calabrese, ho trovato la mia dimensione tra il browser e il cliente sfruttando le potenzialità del web 2.0 e delle strategie di Marketing Digitale. Dal 2014 sono titolare di yoursocialnoise Digital Agency, ma da grande voglio visitare tutte le stelle dell’universo! Nel tempo libero mi piace viaggiare e leggere un buon libro cartaceo. Vado matto per la cioccolata e sono appassionato di fotografia. Sono nato con tantissimi capelli, tutti dritti all'insù, giusto per far capire a tutti che ero un Noisers fin dal lontano (ahimè) 1987!

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